گواهی امضا، گواهی حضور و گواهی عدم حضور چیست؟
در حال بارگذاری اطلاعات...
اگر از کنار یک دفتر اسناد رسمی عبور کرده باشید، احتمالاً روی تابلوی بسیاری از دفاتر عبارتهایی مانند «گواهی امضا»، «گواهی حضور» و «گواهی عدم حضور» را دیدهاید. این اصطلاحات برای بسیاری از مردم شبیه به یکدیگر به نظر میرسند، در حالی که هرکدام مفهوم و کاربرد متفاوتی دارند.
به زبان ساده، گواهی امضا بیشتر درباره انتساب یک امضا به شخص است، گواهی حضور بر حضور شخص در دفترخانه در زمان یا موقعیت مشخص دلالت دارد و گواهی عدم حضور معمولاً در مواردی مطرح میشود که شخصی باید برای انجام کاری در دفترخانه حاضر میشده اما در موعد مقرر حاضر نشده است.
البته آثار حقوقی این گواهیها کاملاً به شرایط پرونده، مفاد قرارداد، نوع سند و آنچه دقیقاً در دفترخانه ثبت و گواهی شده است بستگی دارد. بنابراین نباید صرفاً از عنوان یک گواهی، نتیجهای فراتر از مفاد آن گرفت.
گواهی امضا به زبان ساده یعنی دفتر اسناد رسمی گواهی میکند که امضای شخص مشخصی، در حضور مقام صلاحیتدار دفترخانه انجام شده و امضا به همان شخص منتسب است.
برای مثال، شخصی نوشتهای را تنظیم کرده و لازم است امضای او روی آن نوشته در دفترخانه گواهی شود. او با مدارک هویتی خود به دفترخانه مراجعه میکند و مطابق مقررات، امضای او گواهی میشود.
در اینجا موضوع اصلی، احراز و گواهی انتساب امضا به امضاکننده است؛ نه اینکه دفترخانه لزوماً تمام مطالب و تعهدات مندرج در نوشته را تأیید کرده باشد.
این یکی از اشتباهات رایج است. گواهی امضا را نباید با تنظیم سند رسمی یکی دانست.
ممکن است یک نوشته دارای امضای گواهیشده باشد، اما این موضوع به خودی خود به معنای آن نیست که تمام محتوای آن نوشته همانند یک سند رسمی تنظیمشده در دفترخانه است. بنابراین باید میان «گواهی امضا» و «تنظیم سند رسمی» تفاوت قائل شد.
به بیان ساده، وقتی دفترخانه امضای شخص را گواهی میکند، تمرکز اصلی بر این است که امضا به چه شخصی منتسب است و در چه شرایطی گواهی شده است؛ نه اینکه دفترخانه صحت ماهوی تمام مطالب نوشته را تضمین کرده باشد.
گواهی حضور را میتوان به زبان ساده، گواهی مربوط به حضور شخص در دفترخانه در زمان یا موقعیت مشخص دانست.
برای مثال، ممکن است شخصی برای انجام یک اقدام مشخص در تاریخ معینی به دفترخانه مراجعه کند و حضور او در دفترخانه اهمیت داشته باشد. در چنین شرایطی، بسته به موضوع و تشریفات مربوط، حضور شخص میتواند در سوابق یا گواهی دفترخانه منعکس شود.
نکته مهم این است که حضور در دفترخانه با انجام شدن معامله یا تنظیم سند یکی نیست. ممکن است شخصی در دفترخانه حاضر شود، اما به هر دلیل سند موردنظر در آن روز تنظیم نشود.
بنابراین اگر در یک اختلاف حقوقی گفته میشود «فلان شخص در دفترخانه حاضر شده است»، باید بررسی شود که حضور او دقیقاً برای چه اقدامی بوده و دفترخانه چه موضوعی را گواهی یا ثبت کرده است.
فرض کنید دو شخص برای انجام یک اقدام قراردادی در دفترخانه با یکدیگر قرار گذاشتهاند. یکی از آنها در موعد مقرر به دفترخانه مراجعه میکند و دیگری نیز ممکن است حاضر شود. اگر حضور شخص برای اثبات یک موضوع حقوقی اهمیت داشته باشد، مستندات مربوط به حضور او میتواند در ادامه برای اثبات وضعیت آن روز مورد استفاده قرار گیرد.
بنابراین، مفهوم اصلی این اصطلاح را میتوان اینگونه خلاصه کرد: «این شخص در زمان و مکان مشخص، برای موضوع مشخصی در دفترخانه حضور داشته است.»
گواهی عدم حضور بیشتر در ارتباط با قراردادهایی شناخته میشود که طرفین در آنها برای انجام یک اقدام در دفترخانه، بهویژه تنظیم سند رسمی، تاریخ مشخصی تعیین کردهاند.
برای مثال، فرض کنید در یک مبایعهنامه فروش ملک توافق شده است که فروشنده و خریدار در تاریخ مشخصی در دفتر اسناد رسمی حاضر شوند و برای انتقال رسمی ملک اقدام کنند.
اگر یکی از طرفین در موعد مقرر حاضر نشود، طرف دیگر ممکن است با توجه به مفاد قرارداد و شرایط قانونی، از دفترخانه درخواست ثبت و گواهی وضعیت مربوط به عدم حضور طرف مقابل را مطرح کند.
به این ترتیب، گواهی عدم حضور میتواند مستندی برای نشان دادن اینکه شخص موردنظر در موعد مقرر در دفترخانه حاضر نشده است باشد.
یکی از شناختهشدهترین کاربردهای این موضوع در معاملات املاک است.
تصور کنید شخصی یک آپارتمان خریداری کرده و در قرارداد آمده است که فروشنده باید در تاریخ ۲۰ شهریور برای انتقال سند رسمی در دفترخانه حاضر شود.
خریدار در تاریخ تعیینشده به دفترخانه مراجعه میکند و برای انجام تعهد خود آمادگی دارد، اما فروشنده در موعد مقرر حاضر نمیشود.
در چنین وضعیتی، با توجه به مفاد قرارداد و شرایط مربوط، موضوع عدم حضور فروشنده میتواند در دفترخانه منعکس و گواهی شود. این گواهی ممکن است در صورت بروز اختلاف، یکی از مستندات مورد استناد خریدار قرار گیرد.
خیر. نباید گواهی عدم حضور را به تنهایی معادل اثبات قطعی مسئولیت یا محکومیت شخص مقابل دانست.
برای مثال، اگر فروشنده در دفترخانه حاضر نشده باشد، باید بررسی کرد که آیا اساساً شرایط قراردادی برای مراجعه و تنظیم سند فراهم بوده است یا خیر. همچنین ممکن است مدارک، مقدمات یا تعهداتی که بر عهده طرف حاضر بوده نیز در وضعیت پرونده مؤثر باشد.
در یک اختلاف واقعی، مواردی مانند متن قرارداد، تاریخ تعیینشده، تعهدات خریدار و فروشنده، مدارک موردنیاز، وضعیت ثبتی ملک، مفاد مربوط به وجه التزام و علت انجام نشدن سند میتواند اهمیت داشته باشد.
بنابراین گواهی عدم حضور یک سند یا مستند مهم در برخی اختلافات است، اما برای تعیین آثار حقوقی آن باید مجموعه شرایط معامله و قرارداد بررسی شود.
اگر بخواهیم این سه اصطلاح را بدون استفاده از اصطلاحات پیچیده حقوقی از یکدیگر جدا کنیم، میتوان گفت هرکدام پاسخ متفاوتی به یک سؤال میدهند.
در نتیجه، نباید این سه عنوان را جایگزین یکدیگر دانست.
اهمیت گواهی عدم حضور معمولاً زمانی بیشتر میشود که بین طرفین یک قرارداد، درباره انجام نشدن تعهد در موعد مقرر اختلاف ایجاد شده باشد.
برای مثال، اگر در قرارداد برای حضور در دفترخانه تاریخ مشخصی تعیین شده و برای انجام نشدن تعهد نیز وجه التزام پیشبینی شده باشد، مستندات مربوط به مراجعه و عدم حضور طرف مقابل میتواند در بررسی اختلاف اهمیت پیدا کند.
در چنین مواردی، بهتر است شخص صرفاً به شنیدههای عمومی درباره گواهی عدم حضور اکتفا نکند. متن قرارداد و شرایط واقعی معامله تعیین میکند که این گواهی چه نقشی در اثبات ادعا و مطالبه حقوق قراردادی خواهد داشت.
موضوع گواهی عدم حضور معمولاً در ارتباط با یک تعهد یا توافق مشخص برای مراجعه به دفترخانه مطرح میشود. به همین دلیل، وجود یک مبنای مشخص برای حضور و انجام اقدام موردنظر اهمیت دارد.
این مبنا میتواند ناشی از قرارداد یا تعهدی باشد که طرفین بر اساس آن باید در زمان مشخصی برای انجام کاری مراجعه کنند. با این حال، اینکه در یک مورد خاص امکان صدور گواهی وجود دارد یا چه تشریفاتی باید رعایت شود، به موضوع مراجعه و مقررات مربوط به آن بستگی دارد.
اگر قرار است برای انجام یک تعهد قراردادی به دفترخانه مراجعه کنید، بهتر است موضوع را جدی بگیرید. صرف اینکه در دفترخانه حاضر شوید، همیشه به تنهایی برای اثبات آمادگی شما کافی نیست و شرایط انجام تعهد نیز اهمیت دارد.
پیش از مراجعه، قرارداد و تعهدات خود را بررسی کنید و ببینید چه مدارک یا مقدماتی برای انجام اقدام موردنظر لازم است. در معاملات ملکی نیز وضعیت سند، مدارک لازم برای انتقال و تعهدات هر یک از طرفین میتواند اهمیت داشته باشد.
اگر طرف مقابل حاضر نشد، بهتر است از دفترخانه درباره تشریفات و مستندات لازم برای ثبت وضعیت مربوط سؤال شود. گواهی صادرشده باید با وضعیت واقعی پرونده و موضوع تعهد منطبق باشد.
این برداشت صحیح نیست. گواهی امضا و تنظیم سند رسمی دو مفهوم متفاوت هستند و آثار حقوقی یکسانی ندارند.
صدور گواهی و ثبت وضعیت عدم حضور تابع شرایط و تشریفات مربوط است. بنابراین صرف مراجعه شخص به دفترخانه را نباید به معنی صدور قطعی گواهی عدم حضور دانست.
گواهی عدم حضور میتواند مستند مهمی باشد، اما مسئولیت قراردادی و آثار آن باید با توجه به قرارداد، تعهدات طرفین و سایر مدارک و شرایط پرونده بررسی شود.
حضور شخص با انجام معامله یا تنظیم سند یکی نیست. ممکن است شخص در دفترخانه حاضر شود، اما به علت وجود مانع یا نقص مدارک، سند موردنظر تنظیم نشود.
اگر در یک قرارداد برای مراجعه به دفترخانه تاریخ مشخصی تعیین شده و طرف مقابل در موعد مقرر حاضر نشده است، ابتدا باید متن قرارداد و تعهدات طرفین بررسی شود.
سپس باید مشخص شود که برای انجام تعهد، چه مقدماتی بر عهده شخص حاضر بوده و آیا این مقدمات فراهم شده است یا خیر. همچنین باید وضعیت مدارک و شرایط لازم برای اقدام در دفترخانه بررسی شود.
در صورت فراهم بودن شرایط، موضوع عدم حضور طرف مقابل میتواند مطابق تشریفات مربوط در دفترخانه مطرح شود. اگر بعداً اختلاف حقوقی ایجاد شود، گواهی و سایر مدارک میتوانند در کنار قرارداد و سایر دلایل مورد بررسی قرار گیرند.
برای نمونه، در یک معامله ملک ممکن است موضوع فقط عدم حضور فروشنده نباشد و مسائلی مانند عدم آماده بودن مدارک، وجود مشکل ثبتی، پرداخت نشدن بخشی از ثمن یا انجام نشدن سایر تعهدات قراردادی نیز مطرح باشد. به همین دلیل، بررسی دقیق قرارداد پیش از هر اقدام حقوقی اهمیت دارد.
اگر بخواهیم کل مطلب را در چند جمله خلاصه کنیم، گواهی امضا درباره انتساب امضا به شخص است؛ گواهی حضور درباره حضور شخص در دفترخانه در زمان یا موقعیت مشخص است و گواهی عدم حضور در شرایط مربوط، وضعیت حاضر نشدن شخصی را که قرار بوده در موعد مقرر در دفترخانه حاضر شود، ثبت و گواهی میکند.
مهمترین نکته این است که عنوان گواهی به تنهایی تمام آثار حقوقی آن را مشخص نمیکند. در هر پرونده باید دید دقیقاً چه چیزی گواهی شده، قرارداد چه تعهدی ایجاد کرده و شرایط انجام آن تعهد چگونه بوده است.
بهخصوص در معاملات ملکی، اگر قرار است از گواهی عدم حضور برای مطالبه وجه التزام، الزام به تنظیم سند رسمی یا پیگیری حقوق قراردادی استفاده شود، بررسی قرارداد و مدارک پیش از اقدام میتواند از بسیاری از اشتباهات جلوگیری کند.
گواهی امضا به طور ساده یعنی دفترخانه، مطابق مقررات، انتساب امضای شخص به او را گواهی میکند. گواهی امضا را نباید با تنظیم یک سند رسمی درباره تمام مفاد نوشته یکسان دانست.
گواهی عدم حضور در شرایط مقرر، سند یا مستندی است که عدم مراجعه شخصی را که قرار بوده در موعد مشخص در دفترخانه حاضر شود، منعکس و گواهی میکند. این موضوع بهویژه در برخی معاملات ملکی اهمیت دارد.
خیر. گواهی عدم حضور میتواند یکی از مستندات مهم پرونده باشد، اما مسئولیت و آثار حقوقی آن با توجه به قرارداد، تعهدات طرفین و سایر مدارک بررسی میشود.
خیر. گواهی امضا و تنظیم سند رسمی دو موضوع متفاوت هستند. گواهی امضا عمدتاً ناظر به انتساب امضا به شخص است و نباید آن را به معنای رسمی شدن تمام محتوای نوشته تلقی کرد.
ابتدا باید قرارداد، تاریخ تعیینشده، تعهدات طرفین و مدارک لازم برای تنظیم سند بررسی شود. در صورت فراهم بودن شرایط، موضوع عدم حضور میتواند مطابق تشریفات مربوط در دفترخانه مطرح شود و گواهی آن در اختلاف احتمالی مورد استناد قرار گیرد.
خیر. ممکن است شخص در دفترخانه حاضر شود اما به دلیل نقص مدارک، وجود مانع یا دلایل دیگر، سند موردنظر تنظیم نشود. بنابراین «حضور» و «انجام شدن سند» مفاهیم متفاوتی هستند.
6.
این مقاله با نظارت و تایید کارشناسان ارشد حقوقی سامانه وکیل ۰۲۱ مطابق با آخرین بخشنامهها و قوانین جاری کشور تهیه و تنظیم شده است.
© ۲۰۲۶ وکیل ۰۲۱ — تمام حقوق مادی و معنوی محفوظ است.